Fraflytningsrapport

Hvad er en fraflytningsrapport?

I umiddelbar forlængelse af fraflytningssynet (flyttesynet) laves der dét, der kaldes en fraflytningsrapport. En fraflytningsrapport er et skriftligt dokument, der beskriver lejemålets stand (og fejl og mangler i lejemålet) ved lejers fraflytning af lejeboligen på baggrund af de forhold, udlejer og lejer har konstateret på fraflytningssynet. 

En fraflytningsrapport er en opgørelse over et lejemåls tilstand eller forfatning, når en lejer flytter ud. Rapporten er vigtig, fordi den dokumenterer boligens stand, niveau af slitage og rengøring, skader eller fejl, der kan være opstået i lejeperioden.

Uden en indflytnings- og fraflytningsrapport kan udlejer selv blive ansvarlig for udbedringer – medmindre skaden skyldes misligholdelse fra lejerens side.

Det er typisk de samme punkter, der bliver gennemgået på indflytningssynet og på fraflytningssynet. En indflytningsrapport og en fraflytningsrapport minder derfor meget om hinanden, da de begge har til formål at beskrive lejemålets stand – bare på to forskellige tidspunkter. 

Indflytningsrapporten har i samspil med fraflytningsrapporten derfor til formål at skabe bevis for, hvordan lejemålet tog sig ud ved henholdsvis lejers indflytning og ved lejers fraflytning. På den måde undgås der i højere grad misforståelser og tvist om, hvad udlejer kan kræve betalt af lejer for istandsættelse og udbedring af mangler i lejeboligen ved lejers fraflytning.

Standen på lejemålet ved indflytning og fraflytning har betydning for, hvad lejer hæfter for ved fraflytning af en lejebolig.

En fraflytningsrapport kan også kaldes en flytterapport, en flyttesynsrapport eller en flyttespecifikation.

Nogle bruger dog også begrebet flytteopgørelse eller fraflytningsopgørelse, hvilket kan være misvisende. En flytteopgørelse eller fraflytningsopgørelsen vil nemlig oftest blive brugt som betegnelse for den økonomiske opgørelse, udlejer laver og sender til lejer med specifikation af, hvad de poster, der skal laves i lejemålet, koster at udbedre. 

En flytteopgørelse bruges altså til at give lejer vished om, hvordan det økonomiske mellemværende mellem lejer og udlejer ser ud, herunder om lejer skal have tilbagebetalt hele eller dele af sit depositum, eller om lejer skal efteropkræves ét beløb. 

Fraflytningsrapport indeholder derimod ikke de økonomiske poster, men påpeger blot lejemålets tilstand på tidspunktet for fraflytningssynet. 

LÆS OGSÅ: Flytteopgørelse

Hvordan laver man en fraflytningsrapport? 

Ligesom der ikke stilles krav til præcist, hvad der skal gennemgås på fraflytningssynet eller indflytningssynet, så stiller lejeloven heller ikke krav til, hvad en indflytningsrapport og en fraflytningsrapport skal indeholde. Rapporten skal dog af bevismæssige årsager være skriftlig – enten på fysisk papir eller elektronisk. 

Selvom der ikke er formkrav til fraflytningsrapporten, så bør hele lejemålet gennemgås grundigt og alle forhold – ”flade for flade” – bør gennemgås og fremgå af fraflytningsrapporten, fordi rapporten har til formål at dokumentere hele lejemålets stand ved lejers fraflytning. 

Fraflytningsrapporten skal være læselig. Dvs. at en håndskrevet ulæselig seddel ikke går an. 

Alle synlige mangler og skader, skal medtages i fraflytningsrapporten på selve fraflytningssynet. Udlejer kan altså ikke vælge, at tage forbehold for senere at fremkomme med mangler over for lejer. Skjulte fejl og mangler, dvs. fejl og mangler, som ikke sådan lige har kunnet konstateres på selve fraflytningssynet, kan udlejer dog gøre gældende over for lejer så snart de opdages – eller burde være opdaget. 

Fraflytningsrapporten skal også være specifik med en tydelig og præcis angivelse af, hvilke poster der skal istandsættes og udbedres i lejemålet, så lejer kan gennemskue, hvilke poster lejer vil blive opkrævet for i flytteopgørelsen. Lejer må altså ikke kunne være i tvivl om, hvad udlejer kræver, fordi lejer skal have en reel mulighed for at vurdere, om lejer ønsker at gøre indsigelse mod fraflytningsrapporten.

Fraflytningsrapporten skal ”kun” angive, hvad der skal ordnes i lejemålet, og ikke til hvilke pris dét skal ske. Prisen for istandsættelse og udbedringer vil derimod fremgå af flytteopgørelsen.

Skabelon til fraflytningsrapport 

Har du brug for inspiration til, hvordan du laver en fraflytningsrapport, kan du med fordel tage udgangspunkt i BoligZonens gratis skabelon til fraflytningsrapport, som er et eksempel på fraflytningsrapport, og på hvordan man kan lave en fraflytningsrapport på baggrund af et afholdt fraflytningssyn. Du skal dog altid sikre dig, at de respektive punkter i BoligZonens blanket til gratis fraflytningsrapport, passer til din konkrete situation, inden den tages i brug.

Hvornår skal fraflytningsrapporten udleveres til lejer? 

Når det skal vurderes, hvornår der skal laves en fraflytningsrapport, skal der først skelnes mellem, udlejere, der udlejer mere end ét beboelseslejemål, og udlejere, der alene udlejer ét beboelseslejemål (eller enkeltværelser). Sondringen mellem de to typer af udlejere er nemlig nødvendig for at kunne vurdere, om der er pligt til at indkalde lejer til et fraflytningssyn og udarbejde en fraflytningsrapport. 

Udlejere, der kun udlejer ét beboelseslejemål

Udlejere, der kun udlejer ét beboelseslejemål (eller enkeltværelse(r)) har ikke pligt til at afholde fraflytningssyn, og som følge heraf heller ikke pligt til at udarbejde en fraflytningsrapport. 

Fravælger udlejer, der kun udlejer ét beboelseslejemål eller enkeltværelser, at lave en fraflytningsrapport, vil udlejer dog alligevel have pligt til skriftligt at fremsætte sit krav, herunder istandsættelseskrav, over for lejer senest 2 uger efter fraflytningsdagen. 

Fremsættelsen af udlejers krav over for lejer bør ske i form af fremsendelse af en specifikation over de forhold, udlejer mener skal istandsættes og/eller udbedres – senest 14 dage efter fraflytningsdagen.

Istandsættelseskravet bør fremsendes på en sådan måde, at udlejer kan dokumentere, at kravet er kommet frem til lejer, idet det er udlejer, som har bevisbyrden for, at fristen er overholdt. 

Udlejere, der udlejer mere end ét beboelseslejemål

Udlejere, der udlejer mere end ét beboelseslejemål, skal udlevere en fraflytningsrapport til lejer ved afholdelsen af selve fraflytningssynet, hvis lejer er mødt op. Udlejer kan altså som udgangspunkt ikke vælge at eftersende indflytningsrapporten, hvis lejer er mødt op til synet.

Fraflytningsrapporten kan udleveres fysisk til lejer på fraflytningssynet – f.eks. ved at der tages en kopi af rapporten, så begge parter har en enslydende kopi. 

Fraflytningsrapporten må i henhold til den seneste udgave af lejeloven dog også gerne udleveres til lejer i et digtalt dokument på fraflytningssynet – f.eks. ved fremsendelse af en e-mail med den digitale flytterapport, når lejer samtidig har mulighed for at kvittere for modtagelsen af rapporten på synet via adgangen i e-mailen, som udlejer sender. 

Adgangen til digital kommunikation gælder ikke, hvis lejer og udlejer har aftalt noget andet – f.eks. hvis lejer eller udlejer har fravalgt digital kommunikation, eller hvis lejer er fritaget for offentlig Digital Post. 

Har lejer ikke mulighed for at kvittere for modtagelsen af fraflytningsrapporten, eller ønsker lejer ikke at kvittere for fraflytningsrapporten på fraflytningssynet, så vil udlejer være forpligtet til at fremsende fraflytningsrapporten til lejer senest 2 uger efter fraflytningssynet.

Er lejer ikke til stede ved fraflytningssynet, så skal udlejer sende fraflytningsrapporten til lejer senest 2 uger efter synet.

Gør udlejer brug af en digital fraflytningsrapport, bør udlejer i indkaldelsen til fraflytningssynet gøre lejer opmærksom herpå, samt opfordre lejer til at have adgang til sin e-mail på fraflytningssynet, så der er mulighed for at tilgå og kvittere for modtagelsen af fraflytningsrapporten på stedet. 

Fraflytningsrapporten bør fremsendes på en sådan måde, at udlejer kan dokumentere, at rapporten er kommet frem til lejer, idet det er udlejer, som har bevisbyrden for, at fristen er overholdt. 

Hvad sker der, hvis der ikke afholdes fraflytningssyn eller laves en fraflytningsrapport? 

Udlejere, der udlejer mere end ét beboelseslejemål

Undlader en udlejer, der udlejer mere end ét beboelseslejemål, at indkalde til og afholde fraflytningssyn, eller at udarbejde eller udlevere en fraflytningsrapport som foreskrevet i lejeloven, så bortfalder udlejers ret til at kræve istandsættelse betalt af lejer ved lejers fraflytning efter lejelovens § 187 (tidligere § 98) ved lejers fraflytning. 

Det betyder med andre ord, at hvis udlejer undlader at varsle og afholde fraflytningssyn, eller undlader at udlevere en fraflytningsrapport til lejer til tiden, så mister udlejer altså sin ret til at fremsætte krav om istandsættelse af lejemålet ved lejers fraflytning af lejemålet, og udlejer vil derfor selv skulle afholde udgiften til istandsættelse af lejemålet.

I BoligZonens gratis blanket til fraflytningsrapport, kan du se, hvilke punkter man typisk vil medtage i en fraflytningsrapport.

Udlejer skal altså, hvis der udlejes mere end ét beboelseslejemål, sørge for at kunne bevise, at have indkaldt lejer til fraflytningssynet, at der er afholdt fraflytningssyn, og at der er udarbejdet og udleveret en fraflytningsrapport til lejer inden for fristerne, for ikke at miste retten til at gøre istandsættelseskrav gældende over for lejer ved lejeforholdets ophør. 

Har lejer misligholdt lejemålet mister udlejer dog ikke retten til at gøre krav gældende mod lejer herom, selvom der ikke er afholdt fraflytningssyn eller udarbejdet eller fremsendt en fraflytningsrapport, hvis udlejer ikke har kunnet opdage manglen eller skaden i lejemålet ved ”almindelig agtpågivenhed”, eller hvis lejer har handlet svigagtigt. Udlejer skal dog fremkomme med sit krav hurtigst muligt efter at manglen er opdaget eller burde være opdaget, for ikke at miste retten til at rejse sådanne krav overfor lejer. 

Som udlejer skal man også være opmærksom på, at der skal indkaldes til indflytningssyn, afholdes indflytningssyn og udarbejdes indflytningsrapport, hvis udlejer udlejer mere end ét beboelseslejemål, for at udlejer ikke mister sin ret til at kræve istandsættelsesudgifter i henhold til lejelovens § 187, stk. 1 (tidligere § 98, stk. 1) betalt af lejer ved lejers fraflytning. 

Overholder udlejer ikke reglerne om ind- og fraflytningssyn, herunder reglerne om varsling og udsendelse af rapporterne, så vil udlejer, der udlejer mere end ét beboelseslejemål, altså miste muligheden for at kræve istandsættelse betalt af lejer, og lejer vil derfor kunne kræve sit depositum tilbagebetalt ved fraflytning, hvis et sådan er indbetalt. 

Lejer kan, i tillæg til en indflytningsrapport, have fremsendt en fejl- og mangelliste med forhold som lejer, efter indflytningssynet, har konstateret, ikke har været medtaget i indflytningsrapporten. Disse forhold vil man som udlejer derfor heller ikke kunne kræve betaling for hos lejer ved lejers fraflytning, hvis lejer har dokumenteret fejl og manglerne tilstrækkeligt, og påberåbt sig dem inden for fristen i lejeloven. 

Udlejere, der alene udlejer ét beboelseslejemål 

Udlejere, der alene udlejer ét beboelseslejemål eller enkeltværelser, har ikke pligt til at afholde fraflytningssyn, og som følge heraf derfor heller ikke pligt til at lave en fraflytningsrapport. 

Brugen af ind- og fraflytningsrapporter minimerer dog risikoen for, at der opstår uenighed om indholdet af de udgiftsposter, der er medtaget i udlejers flytteopgørelse. Det kan derfor være en god ide at gøre, selvom om man som udlejer måtte være i en situation, hvor man ikke er forpligtet til at gøre brug af ind- og fraflytningsrapporter.

Udlejere, der kun udlejer ét beboelseslejemål (eller udlejere af kun enkeltværelser) har dog pligt til at fremsætte sine krav, herunder istandsættelseskrav, over for lejer senest 2 uger efter lejers fraflytning. Udlejer skal altså gøre sine krav i forbindelse med lejers fraflytnings gældende over for lejer, for ikke at miste retten til at kræve istandsættelse af lejemålet betalt af lejer. Ellers bortfalder udlejers ret til at kræve istandsættelse betalt af lejer efter lejelovens § 187 (tidligere § 98, stk. 1) ved lejers fraflytning. 

Hvad hvis lejer og udlejer ikke er enige om indholdet i fraflytningsrapporten?

Mange lejere spørg: ”Hvad gør jeg, hvis jeg ikke er enig i fraflytningsrapporten?” og ”hvordan kan jeg gøre indsigelse mod fraflytningsrapporten?”.

Lejer og udlejer behøver ikke være enige om, hvad der skal medtages i fraflytningsrapporten, men det er selvfølgelig nemmere, hvis man fra start af er enige om, hvilken stand lejemålet har, og dermed også hvilke poster lejer er forpligtet til at betale for i forhold til istandsættelsen eller udbedring af skader i lejemålet ved lejers fraflytning. 

En fraflytningsrapport kan betragtes som udlejers tilkendegivelse af, hvordan udlejer opfatter lejemålets stand på fraflytningstidspunktet. Lejer er dog ikke forhindret i at påpege forhold ved lejemålet på fraflytningssynet, som lejer ikke er enig i skal medtages som et udbedringspunkt i fraflytningsrapporten. Det er dog ikke sikkert, at lejer og udlejer kan blive enige, og så må man som lejer acceptere, at udlejer medtager punktet og så gøre indsigelse bag efter.

Hvis du som lejer er uenig i de punkter, som udlejer har medtaget i fraflytningsrapporten, skal du undlade at underskrive fraflytningsrapporten. I stedet skal du anmode udlejer om at sende dig fraflytningsrapporten. Alternativt kan du nøjes med at kvittere for modtagelsen af rapporten, uden samtidig at acceptere selve indholdet. 

Vælger du som lejer ikke at underskrive fraflytningsrapporten, fordi du ikke er enig i de forhold, udlejer har påpeget i fraflytningsrapporten, så er du i din gode ret hertil, ligesom du som lejer heller ikke er forpligtet til at kvittere for modtagelsen af rapporten, hvis du ikke ønsker dét. Så er du i tvivl om, hvad du skriver under på, så lad heller vær’, så du ikke kommer til at hæfte for noget, du ikke ønsker. 

Hvis lejer underlader at underskrive fraflytningsrapporten, skal udlejer i stedet sende rapporten til lejer senest 2 uger efter afholdelsen af fraflytningssynet. 

Har udlejer overholdt sine frister, og måtte du som lejer, efter at fraflytningsrapporten er udleveret til dig, konstatere, at der (fortsat) er forhold ved lejemålet, som er medtaget i fraflytningsrapporten, som du ikke er enig i, så skal du skynde dig skriftligt, at gøre din udlejer opmærksom på de forhold, som du ikke mener skal medtages i fraflytningsrapporten, fordi du ikke hæfter for forholdet, og som du derfor vil gøre indsigelse mod. 

Hvis udlejer, efter der er gjort indsigelse mod fraflytningsrapporten, fastholder sine krav i henhold til fraflytningssynet, fraflytningsrapporten eller fraflytningsopgørelsen, så vil lejer skulle indbringe sagen for Huslejenævnet, hvis lejer vil gøre indsigelse mod fraflytningsrapporten og eller flytteopgørelsen. 

I visse tilfælde vil man dog opleve, at Huslejenævnet ikke kan træffe afgørelse om sager relateret til fraflytningen, og at sagen derfor i stedet skal behandles af Boligretten, hvor der er videre adgang til at føre beviser. 

Du kan læse mere om Huslejenævnet her. 

Hvis udlejer ikke overholder fristerne omkring indkaldelse til fraflytningssyn, afholdelse af fraflytningssyn eller udarbejdelse og fremsendelse af fraflytningsrapporten, vil udlejer som udgangspunkt miste retten til at opkræve betaling af lejer for istandsættelsen af lejemålet. Hvis udlejer ikke vil acceptere, at reglerne er tilsidesat, vil Huslejenævnet også kunne være behjælpelig med at træffe afgørelse om sådanne tvister.