Indflytningsrapport

Hvad er en indflytningsrapport?

I umiddelbar forlængelse af indflytningssynet laves der dét der kaldes en indflytningsrapport. En indflytningsrapport er et skriftligt dokument, som beskriver lejemålets stand ved indflytning på baggrund af de forhold lejer og udlejer har konstateret på indflytningssynet. 

Det er typisk de samme punkter, som bliver gennemgået ved henholdsvis indflytning og fraflytning. En indflytningsrapport og en fraflytningsrapport kan derfor godt minde meget om hinanden. 

Indflytningsrapporten har i samspil med indflytningssynet til formål at skabe bevis for, hvordan lejemålet tog sig ud ved lejers indflytning, så der i højere grad undgås misforståelser og tvister, når lejemålet en dag skal fraflyttes igen, og det dér skal opgøres, hvad lejer hæfter for af istandsættelse. 

Hvordan laver man en indflytningsrapport? 

Ligesom der ikke stilles krav til præcist, hvad der skal gennemgås på indflytningssynet, så stiller lejeloven heller ikke krav til, hvad en indflytningsrapport skal indeholde. Rapporten skal dog af bevismæssige årsager være skriftlig – enten på fysisk papir eller elektronisk. 

Selvom der ikke er formkrav til indflytningsrapporten, så bør hele lejemålet gennemgås grundigt og alle forhold bør fremgå af indflytningsrapporten, fordi rapporten har til formål at dokumentere hele lejemålets stand ved lejers indflytning. 

I BoligZonens blanket til indflytningsrapport, kan du se, hvilke punkter man typisk vil medtage i en indflytningsrapport. 

Skabelon til indflytningsrapport 

Har du brug for yderligere inspiration til, hvordan du laver en indflytningsrapport, kan du med fordel tage udgangspunkt i BoligZonens skabelon til indflytningsrapport, som er et eksempel på indflytningsrapport, og på hvordan man kan lave en indflytningsrapport på baggrund af et afholdt indflytningssyn. Du skal dog altid sikre dig, at de respektive punkter i BoligZonens blanket til indflytningsrapport, passer til din konkrete situation, inden den tages i brug.

Hvornår skal indflytningsrapporten udleveres til lejer? 

Indflytningsrapporten skal som udgangspunkt udleveres til lejer ved afholdelsen af selve indflytningssynet, hvis lejer er mødt op. Udlejer kan altså ikke vælge at eftersende indflytningsrapporten, hvis lejer er mødt op.

Indflytningsrapporten må i henhold til den seneste udgave af lejeloven dog gerne udleveres til lejer i et digtalt dokument på indflytningssynet – eksempelvis ved fremsendelse af en e-mail, når lejer samtidig har mulighed for at kvittere for modtagelsen af rapporten på synet via adgangen i e-mailen, som udlejer sender. Adgangen til digital kommunikation gælder ikke, hvis lejer og udlejer har aftalt noget andet – f.eks. hvis lejer eller udlejer har fravalgt digital kommunikation eller hvis lejer er fritaget for offentlig Digital Post. 

Gør udlejer brug af en digital indflytningsrapport bør udlejer i indkaldelsen til indflytningssynet gøre lejer opmærksom herpå, samt opfordre lejer til at have adgang til sin e-mail på indflytningssynet, så der er mulighed for at tilgå og kvittere for modtagelsen af indflytningsrapporten på stedet. 

Har lejer ikke mulighed for at kvittere for modtagelsen af indflytningsrapporten eller ønsker lejer ikke at kvittere for indflytningsrapporten, så vil udlejer være forpligtet til at fremsende indflytningsrapporten til lejer senest 2 uger efter indflytningssynet. 

Er lejer ikke til stede ved indflytningssynet, eller vil lejer ikke kvittere for modtagelsen af indflytningsrapporten, skal udlejer altså sende indflytningsrapporten til lejer senest 2 uger efter indflytningssynet. 

Hvad hvis lejer og udlejer ikke er enige om indholdet i indflytningsrapporten?

Lejer og udlejer behøver ikke være enige om, hvad der skal stå i indflytningsrapporten, men det er selvfølgelig nemmere, hvis man fra start af er enige om, hvilken stand lejemålet har. 

En indflytningsrapport kan betragtes som udlejers tilkendegivelse af, hvordan udlejer opfatter lejemålets stand på overtagelsestidspunktet. Lejer er dog ikke forhindret i at påpege forhold ved lejemålet på indflytningssynet, som lejer ønsker medtaget i indflytningsrapporten. 

Det kan ofte være svært for lejer at forholde sig til, om man nu har set det hele på et indflytningssyn. Mange lejere er bange for, at de overser en mangel ved afholdelse af indflytningssynet, og er derfor – naturligt – nervøse for at underskrive en indflytningsrapport. 

Er lejer ikke enig i de punkter, som udlejer har medtaget i indflytningsrapporten – eller har lejet ikke det fulde overblik endnu, kan lejer vælge blot at kvittere for modtagelsen af indflytningsrapporten, uden samtidig at acceptere selve indholdet. På den måde fraskriver lejer sig ikke retten til senere (inden for 14 dage) at komme med indsigelser i en fejl- og mangelliste og påberåbe sig mangler, som måtte vise sig ved lejers egen gennemgang af lejemålet. 

Hvis lejer ikke gør udlejer opmærksom på fejl og mangler i lejemålet inden for 2-ugersfristen, så er udlejer ikke forpligtet til at registrere de fejl og mangler som lejer påpeger, medmindre disse fejl og mangler ikke har kunnet opdages ved almindeligt agtpågivenhed. Dvs., at hvis manglerne har været skjulte, så starter 2-ugersfristen først fra det tidspunkt, hvor fejlen eller manglen burde være opdaget. 

Hvordan kan lejer gøre indsigelser mod indflytningsrapporten? (Fejl- og mangelliste) 

Mange lejere spørg: ”Hvad gør jeg, hvis jeg ikke er enig i indflytningsrapporten?” 

Måtte du som lejer, efter at indflytningsrapporten er udleveret til dig, efterfølgende konstatere, at der er fejl og mangler ved lejemålet, som ikke er medtaget i indflytningsrapporten, skal du skynde dig skriftligt at gøre din udlejer opmærksom på de forhold, som ikke lever op til det aftalte ved at fremsende en fejl- og mangelliste til udlejer. Det gælder også, hvis udlejer slet ikke har lavet en indflytningsrapport. 

I henhold til lejelovens § 91 (tidligere § 14) kan lejer nemlig reklamere over mangler ved lejeforholdets begyndelse senest 2 uger efter lejeforholdets begyndelse. Det gøres ved, at lejer meddeler udlejer, at manglen påberåbes inden for fristen. Har manglen ikke kunnet konstateres ved almindelig agtpågivenhed, eller har udlejer handlet svigagtigt, vil lejers frist for at gøre mangler gældende starte på det tidspunkt, hvor lejer ved sædvanlig agtpågivenhed burde have konstateret manglen.

Lejer kan gøre manglerne gældende ved at fremsende sin egen fejl- og mangelliste til udlejer inden for 2-ugersfristen. 

Gør man som lejer ikke udlejer opmærksom på evt. fejl og mangler inden for fristen, vil det senere hen være rigtig svært at bevise, at forholdene var tilstede allerede på det tidspunkt, hvor man overtog lejemålet, og at man som lejer ikke selv er skyld i forholdet.

Som lejer bør du derfor, uanset om der er afholdt indflytningssyn eller ej, gøre udlejer opmærksom på fejl og mangler, som konstateres i forbindelse med indflytning i en lejebolig ved at fremsende sin egen fejl- og mangellist til udlejer, så der ikke opstår tvivl om, hvilke forhold du som lejer ikke ønsker at hæfte for ved din fraflytning af lejemålet. 

Er fejl- og mangellisten fremsendt til udlejer inden for fristen, vil den udgøre samme dokumentation for lejemålets stand som selve indflytningsrapporten. Fejl- og mangellisten er altså en rigtig vigtig del i at fastslå, hvilken stand lejemålet var i på indflytningstidspunktet, og den har dermed også stor betydning for, hvilke istandsættelsesudgifter lejer hæfter for ved fraflytning. 

Det er altid en god idé at supplere listen med billeder af de faktiske forhold, så der i mindre grad opstår tvivl om manglerne. 

Skabelon til lejers fejl- og mangelliste ved lejers indflytning

Har du brug for inspiration til, hvordan du som lejer laver en fejl- og mangelliste, kan du med fordel tage udgangspunkt i BoligZonens skabelon til fejl- og mangelliste, som er et eksempel på, hvordan lejer gør udlejer opmærksom på mangler ved lejemålet i forbindelse med indflytning. Du skal dog altid sikre dig, at BoligZonens blanket til fejl- og mangler passer til din konkrete situation, inden den tages i brug og at du fremsender listen til udlejer inden for fristen på 2 uger. 

Hvad sker der, hvis der ikke afholdes indflytningssyn eller udleveres en indflytningsrapport? 

Undlader en udlejer, der udlejer mere end ét beboelseslejemål, at indkalde til og afholde indflytningssyn eller at udarbejde eller fremsende en indflytningsrapport som foreskrevet i lejeloven, så bortfalder udlejers krav på at kræve istandsættelse af lejer efter lejelovens § 187 (tidligere § 98, stk. 1) ved lejers fraflytning. 

Det betyder med andre ord, at hvis udlejer undlader at afholde indflytningssyn eller undlader at udlevere en indflytningsrapport til lejer, og udlejer er forpligtet hertil, så mister udlejer altså sin ret til at fremsætte krav om almindelig istandsættelse ved lejers fraflytning af lejemålet.

Udlejer skal, hvis der udlejes mere end ét beboelseslejemål, også sørge for at kunne bevise, at have indkaldt lejer til indflytningssynet, at der er afholdt indflytningssyn og at der er udarbejdet og udleveret en indflytningsrapport til lejer, for ikke at miste retten til at gøre istandsættelseskrav gældende ved lejeforholdets ophør. 

Har lejer misligholdt lejemålet mister udlejer dog ikke retten til at gøre krav gældende mod lejer herom, selvom der ikke er afholdt indflytningssynet eller udarbejdet eller fremsendt en fraflytningsrapport. 

Som udlejer skal man også være opmærksom på, at der skal indkaldes til fraflytningssyn, afholdes fraflytningssyn og udarbejdes fraflytningsrapport, hvis udlejer udlejer mere end ét beboelseslejemål, for at udlejer ikke mister sin ret til at kræve istandsættelsesudgifter i henhold til lejelovens § 187 (tidligere § 98, stk. 1) betalt af lejer ved lejers fraflytning. 

Overholder udlejer ikke reglerne om ind- og fraflytningssyn, herunder reglerne om varsling og udsendelse af rapporterne, så vil udlejer, der udlejer mere end ét beboelseslejemål, altså miste muligheden for at kræve istandsættelse betalt af lejer og lejer vil derfor kunne kræve sit depositum tilbagebetalt ved fraflytning, hvis et sådan er indbetalt.

Som lejer bør du dog, uanset om der er afholdt indflytningssyn eller ej, gøre udlejer opmærksom på fejl og mangler, som du konstaterer i forbindelse med din indflytning ved at fremsende din egen fejl- og mangellist til udlejer, så der ikke opstår tvivl om, hvilke forhold du som lejer ikke ønsker at hæfte for ved din fraflytning af lejemålet. 

Find flere guides på Bolius.dk