Forbrugsregnskab

Hvad er et forbrugsregnskab?

Et forbrugsregnskab er en opgørelse over ejendommens samlede forbrug, lejerens reelle forbrug og lejerens acontoindbetalinger over en given periode. 

Et forbrugsregnskab er en samlet betegnelse for forskellige typer af forbrugsregnskaber. Det kan være et varmeregnskab, et elregnskab, et vandregnskab eller et køleregnskab. 

Et forbrugsregnskab indeholder det samlede faktiske forbrug af én type forbrug – f.eks. vand, og skal angive lejerens andel af den samlede forbrugsudgiftstype.

Perioden, som opgøres i et forbrugsregnskab løber som hovedregel over 12 måneder og typisk fra den 1. juni – 31. maj, medmindre andet er aftalt i lejeaftalen.

Det er også værd at bemærke, at forbruget i et forbrugsregnskab alene skal opgøres for den periode, hvor lejeren har haft lejemålet. 

Fraflytter en lejer midt i en regnskabsperiode, vil forbrugsregnskabet derfor indeholde en opgørelse for den specifikke periode frem til lejeforholdets ophør. Den nye lejer vil så have krav på et forbrugsregnskab svarende til den specifikke lejeperiode, vedkommende efterfølgende har haft lejemålet og frem til regnskabsårets afslutning.

Hvilke krav gælder til udarbejdelse af et forbrugsregnskab til lejer?

Er det aftalt, at du som udlejer står for leveringen af f.eks. forsyningen af el, vand og varme til lejemålet, og at lejeren indbetaler et månedligt acontobeløb til dækningen af forbrugsudgifter, er det vigtig at have tungen lige i munden. Lejeloven indeholder nemlig en række krav til, hvordan og hvornår du som udlejer skal udarbejde forbrugsregnskaber til din lejer.

Det er nemlig udlejers pligt, at sørge for, at der udsendes forbrugsregnskaber til din lejer årligt.

Det er ikke nok, blot at videresende de forbrugsregninger og forbrugsopgørelser, som du modtager fra forsyningsselskaberne til lejeren. Som udlejer kan du altså ikke bare tage regningerne fra f.eks. vandværket, elselskabet og varmeværket gennem året og videresende til lejer, og så tro at forpligtelsen til at udarbejde forbrugsregnskabet er opfyldt. 

Som udlejer skal du aktivt sørge for, at der laves et selvstændigt forbrugsregnskab, hvor oplysningerne fra forbrugsregningerne sammenholdes med det, som lejer har betalt i aconto. 

Nedenfor er der oplistet en række punkter, som skal hjælpe dig til at besvare spørgsmålet: ”Hvordan laver man et forbrugsregnskab?”

Individuelle forbrugsregnskaber

Lejeren har krav på at modtage et individuelt forbrugsregnskab for hver type forbrug, der indbetales et acontobeløb til. Indbetales der aconto til varme, vand og el skal der altså laves særskilte forbrugsregnskaber - varmeregnskab, et vandregnskab og et elregnskab.

Du kan derfor ikke vælge at lave ét samlet forbrugsregnskab for de forskellige forbrugsposter. Ofte er det dog aftalt, at el afregnes direkte mellem lejeren og elselskabet.

Laves der ikke et individuelt forbrugsregnskab for hver enkelt type forbrug, hvor lejeren indbetaler et acontobeløb, vil forbrugsregnskabet være ugyldigt. 

Det skal dog bemærkes, at varmeforbrug og varmt vand lovligt kan opgøres sammen. 

Korrekte oplysninger skal fremgå af forbrugsregnskabet

Det er i overvejende grad oplysninger om forbruget, som skal fremgå af forbrugsregnskabet. 

Som udlejer skal du ifølge lejelovens § 73 (tidligere § 38) nemlig sikre dig, at forbrugsregnskabet indeholder korrekte oplysninger om de samlede forbrugsudgifter i ejendommen og om din lejers andel af de samlede udgifter. Det betyder f.eks., at du skal sikre dig, at lejerens faktiske forbrug – både pr. enhed og i kroner/øre – er korrekt medtaget. 

Når forbrugsregnskabsåret afsluttes, skal der derfor foretages en aflæsning af forbrugsmåleren med henblik på fastsættelsen af lejerens reelle forbrug. Det vil typisk være dig selv, som udlejer, eller forsyningsselskabet, der foretager denne aflæsning på slutdagen i regnskabsåret. I dag kan mange målere dog fjernaflæses. Varmeforbruget kan dog opgøres ud fra en beregning efter lejemålets størrelse, hvis der ikke er en individuel måler tilknyttet lejemålet.

LÆS OGSÅ: El- og vandregnskab og Varmeregnskab

Frister for forbrugsregnskab

Du skal som udlejer også være omhyggelig med at overholde fristerne for udarbejdelse og fremsendelse af forbrugsregnskaber til lejeren. Misser du fristen, kan det nemlig få den konsekvens, at lejeren ikke kan opkræves for poster, som ellers er medtaget i regnskabet – f.eks. ekstrabetalinger, hvis acontobeløbet fra lejeren ikke rækker til at dække det den faktiske forbrugsudgift. 

Som udgangspunkt skal du have fremsendt forbrugsregnskabet til din lejer senest 4 måneder efter forbrugsregnskabsårets afslutning. Forbrugsregnskabsåret løber typisk fra 1. juni – 31. maj det efterfølgende år, medmindre andet fremgår af lejeaftalen.

Kommer forsyningen fra et kollektivt forsyningsanlæg, gælder der dog en frist på senest 3 måneder efter, at du som udlejer har fået afregningen fra forsyningsselskabet. Fristen kan dog ikke blive kortere end de 4 måneder. Men der kan altså være tale om en forlængelse af fristen for fremsendelse af forbrugsregnskabet i de tilfælde, hvor udlejer modtager sin afregning fra forsyningsanlægget sent.

Fremsendes forbrugsregnskabet til lejer efter udløbet af 4-måneders fristen, fordi opgørelsen fra forsyningsselskabet er kommet sent til udlejer, så skal datoen for modtagelsen af opgørelsen fremgå af forbrugsregnskabet, så lejer også har mulighed for at vurdere, om du som udlejer har overholdt dine frister. 

Kommer regnskabet ikke frem til lejer inden udløbet af fristen, mister udlejer sin ret til at kræve efterbetaling af lejer.

Lejers ret til at gøre indsigelse mod forbrugsregnskabet

Som udlejer skal du afslutningsvist sikre dig, at din lejer skriftligt oplyses om, at der kan gøres indsigelse mod forbrugsregnskabet indenfor 6 uger, hvis han eller hun er uenig i forbrugsregnskabet. 

Din lejer kan skriftligt gøre indsigelse mod de enkelte forbrugsregnskaber senest 6 uger efter, at regnskabet er kommet frem til lejeren. Hvis der er en beboerrepræsentation i ejendommen, kan beboerrepræsentanterne vælge at gøre indsigelse mod regnskabet på vegne af alle lejere i ejendommen.

Indsigelsen skal indeholde en begrundelse med oplysning om, på hvilke punkter regnskabet ikke kan godkendes. 

Som udlejer skal man herefter indbringe sagen for Huslejenævnet senest 6 uger efter lejerfristens udløb, hvis du ønsker at fastholde dit krav om efterbetaling i henhold til regnskabet.

LÆS OGSÅ: Kan lejer gøre indsigelse mod et forbrugsregnskab?

Hvis forbrugsregnskabet først gives til lejer efter 4 måneders fristen er udløbet

I de tilfælde, hvor du modtager forbrugsregnskabet senere end 4 måneder efter regnskabsårets afslutning, skal regnskabet også indeholde oplysning om tidspunktet for udlejers modtagelse af endelig afregning fra forsyningsanlægget. Undlader du som udlejer at give disse oplysninger, vil regnskabet ikke være gyldigt. 

LÆS OGSÅ: Hvad sker der, hvis udlejer laver et forkert forbrugsregnskab?

Tilbagebetaling af forbrug til lejer 

Har lejer indbetalt mere i aconto til til dækning af forbrugsudgiften end det reelle forbrug har været, har lejer krav på at få tilbagebetalt det overskydende beløb. 

Udlejer kan vælge at tilbageføre differencen til et kontonummer oplyst af lejeren eller også kan udlejer modregne lejers tilgodehavende i den kommende husleje forstået på den måde, at lejer betaler dét mindre i husleje den først måned, efter at forbrugsregnskabet er lavet. 

Overskydende aconto skal tilbagebetales til lejer inden for rimelig tid. 

Efteropkrævning af forbrug hos lejer

Har lejer indbetalt mindre i aconto til udlejer til dækning af forbrugsudgifterne end det reelle forbrug har været, så har udlejer krav på, at lejer efterbetaler differencen. Det kræver dog, at der er lavet et gyldigt forbrugsregnskab. 

Udlejer kan tidligst kræve efterregningen betalt 1 måned efter lejerens modtagelse af forbrugsregnskabet. Det betyder, at hvis din lejer har modtaget forbrugsregnskabet i midten af en måned, så vil der i dét tilfælde – fordi der skal være gået mindst 1 måned – først kunne kræves efterbetaling af forbruget 1,5 måned efter forbrugsregnskabet er fremsendt til lejeren.

Hvis efterregningen er så stor, at den overstiger et beløb, der svarer til 3 måneders husleje, så vil lejer have krav på at dele regningen op i 3 afdrag over 3 måneder. 

Skabelon til forbrugsregnskab

Har du brug for at se et forbrugsregnskabseksempel, kan du med fordel se BoligZonens eksempel på forbrugsregnskab her. 

Dér vil du kunne se, hvordan det er muligt at lave et korrekt forbrugsregnskab. Du vil dog altid skulle tilpasse forbrugsregnskabet, så det passer til din konkrete situation.